No es ninguna sorpresa que una de las peores partes del emprendimiento es todo el papeleo y gesti贸n de documentos que requiere. 馃檭

Hoy vamos a intentar explicar de una forma clara todo lo que deb茅is saber para archivar y custodiar estos documentos de manera correcta. Un contenido bastante t茅cnico pero muy necesario.

Los plazos de conservaci贸n de la documentaci贸n pueden ser distintos en funci贸n de su 铆ndole: mercantil, tributaria,鈥

馃敘 Documentos contables:

Las empresas deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentaci贸n y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 a帽os, a partir del 煤ltimo asiento realizado en los libros.

Adem谩s, resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentaci贸n:

  • Libros oficiales de contabilidad
  • Cuentas anuales firmadas
  • Contratos a largo plazo
  • Copias de seguridad inform谩tica de registros contables

#锔忊儯 Documentos fiscales:

Los documentos fiscales tienen un plazo general de prescripci贸n de 4 a帽os, a contar desde la finalizaci贸n del plazo de presentaci贸n de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidaci贸n y/o exija el pago de la misma.

Sin embargo, hay que prestar especial atenci贸n a las deducciones y p茅rdidas fiscales. Con las novedades fiscales introducidas en 2015, el plazo de prescripci贸n para la comprobaci贸n de las bases imposibles y las deducciones es de 10 a帽os desde el fin del plazo de presentaci贸n de la declaraci贸n en que se generaron. Por tanto, para los ejercicios en que se han generado esos incentivos, el plazo de prescripci贸n no es 4 sino 10 a帽os.

Una vez transcurrido el plazo de 10 a帽os, Hacienda todav铆a podr谩 exigir (siempre que el 煤ltimo ejercicio en que han sido aplicadas no haya prescrito) la aportaci贸n de la declaraci贸n del Impuesto de Sociedades y las Cuentas anuales del ejercicio en que se generaron.

Lo mismo sucede con las p茅rdidas fiscales, cuyo plazo comenzar铆a a contar desde el ejercicio que la empresa haya compensado dichos cr茅ditos fiscales.

Cuidado con los requerimientos de informaci贸n a Hacienda. La actividad sometida a un plazo prescripci贸n se limita a las actuaciones indicadas anteriormente pero no a la actividad de comprobaci贸n que, por ejemplo, puede afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de informaci贸n a la inspecci贸n.

Por tanto, debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Es necesario conservar toda la documentaci贸n con trascendencia tributaria durante el periodo de prescripci贸n mercantil de 6 a帽os.
  • Desatender un requerimiento obligatorio de informaci贸n puede suponer una sanci贸n del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un m铆nimo de 10.000 euros.

*锔忊儯 Otra documentaci贸n y plazos espec铆ficos

Existe documentaci贸n espec铆fica que debe conservarse m谩s all谩 de los cuatro, seis e incluso diez a帽os indicados anteriormente, as铆 como ciertos plazos especiales.

Documentaci贸n espec铆fica:

Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, tambi茅n la inspecci贸n tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos. Por lo tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe computarse el plazo de prescripci贸n desde el ejercicio de la 煤ltima amortizaci贸n practicada.

Lo mismo ocurre con determinados instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de p茅rdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios.

Otros plazos especiales:

El C贸digo Civil tambi茅n regula la prescripci贸n y recoge, respecto de la conservaci贸n de documentos, los siguientes preceptos:

1. 驴Cu谩l es el plazo m谩ximo establecido para ejercitar un determinado derecho?

Las acciones personales que no tengan se帽alado t茅rmino especial de prescripci贸n prescribir谩n a los 15 a帽os. Se trata de acciones generalmente relacionadas con las actividades comerciales de las empresas.

2. 驴Las responsabilidades de las empresas pueden ser exigidas por terceros?

Las empresas asumen todas las responsabilidades derivadas de sus actividades, pero estas pueden ser exigidas por terceros dentro de los plazos de prescripci贸n. Por tanto, aquellas deben conservar, durante ese plazo, los documentos que avalen sus actuaciones por si alguien interpone una demanda exigiendo responsabilidades.

Para que nos quede a todos m谩s claro, os dejamos una representaci贸n visual de todo lo que debemos tener en cuenta:

Esperamos que este contenido os resulte 煤til y f谩cil de aplicar.

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